Een BV twee jaar inactief: de vereffening stopte de doorlopende kosten

De situatie: een BV die alleen nog geld kostte

Een ondernemer nam contact met ons op met een korte en heldere vraag: hij wilde zijn BV afsluiten. De vennootschap draaide al twee jaar geen activiteiten meer, maar de kosten bleven maand na maand doorlopen.

Het ging om boekhoudkosten, verzekeringen, eventuele heffingen en de administratieve verplichtingen die aan een vennootschap vasthangen. Elk van die posten is op zichzelf te overzien, maar samen vormden ze een vaste uitgave voor een structuur die niets meer opbracht.

Hij wilde weten wat een definitieve stopzetting zou vragen en hoe hij een einde kon maken aan die terugkerende uitgaven. Hij wist niet welke procedure op zijn situatie van toepassing was en vreesde een ingewikkeld en langdurig traject. Die twee vragen, wat het vraagt en hoe het verloopt, houden veel dossiers jarenlang tegen.

Het knelpunt: een slapende BV stopt niet vanzelf

Een slapende vennootschap lijkt op het eerste gezicht geen prioriteit. De vennootschap doet immers niets meer. Toch blijven alle wettelijke verplichtingen bestaan zolang zij niet formeel is ontbonden en vereffend: de jaarrekening moet worden opgesteld en neergelegd, de algemene vergadering moet jaarlijks gehouden worden en de boekhouding loopt door.

Wie die verplichtingen laat liggen, bouwt bovendien een achterstand op die later alleen maar meer werk vraagt. Een dossier met openstaande boekjaren is zwaarder te herstellen dan een dossier dat netjes is bijgehouden. In dit geval was de boekhouding wel bijgewerkt, wat het traject een stuk eenvoudiger maakte.

Het echte knelpunt was onzekerheid. De ondernemer stelde de vereffening uit omdat hij niet wist wat ze zou vragen en omdat hij een complexe procedure vreesde. Wij begeleiden trouwens alleen dossiers waarin de vennootschap schuldenvrij is en waarin alle vennoten akkoord gaan; staan er nog schulden open of is er onenigheid, dan is uw boekhouder of een advocaat het juiste adres.

Onze aanpak: eerst duidelijkheid, dan de procedure

Wij startten met een gratis en vrijblijvende analyse van de BV. Na een eerste screening van de boekhouding en van de eventuele openstaande verplichtingen kreeg de ondernemer een heldere offerte, zodat hij wist wat er nodig was en wat dat zou vragen. Wat de kostprijs van zo'n dossier bepaalt, leest u op wat een vereffening kost.

Uit die screening bleek de vennootschap schuldenvrij, waardoor de ontbinding en vereffening in één akte mogelijk was. Bij die procedure vallen de ontbinding en de vereffening samen in één beweging in plaats van in twee opeenvolgende fasen. Dat scheelt een volledige fase in het traject en houdt het aantal stappen beperkt.

Aan die procedure zijn strikte voorwaarden verbonden. Er mogen geen schulden meer openstaan tegenover derden, de boekhouding moet correct en bijgewerkt zijn, er is een verslag van een externe accountant of bedrijfsrevisor nodig dat de schuldenvrije toestand bevestigt, en bij een BV is een notariële akte verplicht. Wij coördineerden de volledige begeleiding: de documenten, de afstemming met de accountant en de notaris, de publicatie in het Belgisch Staatsblad en de officiële schrapping uit de Kruispuntbank van Ondernemingen.

Het resultaat: geen doorlopende kosten meer

In dit dossier was de BV binnen twee tot vier weken formeel ontbonden en vereffend. De notaris verleed de akte, het accountantsverslag lag voor en de publicaties gebeurden zoals de wet het voorschrijft.

Daarmee vielen de terugkerende kosten weg. Er moest geen jaarrekening meer worden opgesteld en neergelegd, er was geen algemene vergadering meer te houden en de boekhoudkosten voor de vennootschap stopten. De uitgaven die twee jaar lang naar een lege structuur waren gegaan, hielden op.

Even belangrijk was de zekerheid dat alles juridisch correct was afgehandeld. Er bleven geen openstaande verplichtingen achter en het ondernemingsnummer werd geschrapt, zodat er later geen vragen of aanmaningen meer volgden. Wat die afsluitende stap juist inhoudt, leest u op sluiting van de vereffening.

Wat u hieruit meeneemt

Veelgestelde vragen