Een BV zonder activiteit stopgezet voor de kosten verder opliepen

De situatie: een BV die alleen nog geld kost

Een ondernemer had samen met zijn vader een BV opgericht. De activiteiten waren intussen volledig stopgezet. Hij had een andere vennootschap overgenomen en was daar actief, terwijl de oude structuur gewoon bleef bestaan.

Die oude BV bracht niets meer op, maar kostte wel geld. Boekhoudkosten, eventuele verzekeringen en de jaarlijkse verplichtingen liepen maand na maand door, zonder dat er nog iets tegenover stond.

De vraag was eenvoudig: hoe kan deze vennootschap correct worden ontbonden, zonder juridische risico's en zonder onnodige vertraging? Beide vennoten waren het daarover eens, en dat maakte het gesprek meteen een stuk concreter.

Het knelpunt: vaste lasten die elk jaar terugkeren

Een inactieve BV die blijft bestaan, is een stille kostenpost die elk jaar terugkeert. Boekhoudkosten, verplichte jaarrekeningen en algemene vergaderingen blijven op de agenda staan, ook wanneer de vennootschap niets meer onderneemt.

Daar komt bij dat de bestuurders verantwoordelijk blijven voor de correcte naleving van alle wettelijke verplichtingen zolang de vennootschap niet officieel is ontbonden en vereffend. Uitstellen maakt dat risico niet kleiner, alleen langer.

Een vennootschap aanhouden die geen toekomst meer heeft, is op termijn duurder dan haar afsluiten. De kosten van het aanhouden keren elk jaar terug, de kosten van een afsluiting zijn eenmalig. Voor een overzicht daarvan, zie wat kost een vereffening.

Onze aanpak: de voorwaarden aftoetsen, dan pas starten

Wij begonnen met een analyse van de BV. Welke verplichtingen stonden nog open, waren er schulden of juist een positief saldo, en hoe stond het met de boekhouding? Die vragen bepalen welke procedure mogelijk is.

Omdat beide aandeelhouders akkoord waren en er geen schulden aan derden openstonden, kwam de ontbinding en vereffening in één akte in aanmerking. Die weg, ook wel turboliquidatie genoemd, kent strikte voorwaarden en staat niet voor elk dossier open.

Voor een BV betekenen die voorwaarden concreet: geen openstaande schulden aan derden, akkoord van alle aandeelhouders, een correcte en bijgewerkte boekhouding, een verslag van een externe accountant of bedrijfsrevisor dat de schuldenvrije toestand bevestigt, een notariële akte en de publicatie in het Belgisch Staatsblad. In dit dossier was aan al die voorwaarden voldaan.

Wij bereidden de buitengewone algemene vergadering voor, maakten de vereiste documenten op en coördineerden met de notaris en de boekhouder. De notaris verleed de akte; wij bewaakten de volgorde en de termijnen. Na de publicatie volgde de definitieve uitschrijving uit de Kruispuntbank van Ondernemingen.

Het resultaat: de doorlopende kosten gestopt

In dit dossier was de BV na vijf maanden correct ontbonden en vereffend. De doorlopende vaste kosten vielen weg en de jaarlijkse administratieve verplichtingen hielden op te bestaan.

De ondernemer en zijn vader hoefden zelf geen contact te onderhouden met de notaris of met andere partijen. Zij werden op de hoogte gehouden en tekenden waar dat nodig was; de rest van de coördinatie lag bij ons.

Daardoor kon de ondernemer zich volledig richten op zijn nieuwe vennootschap, met de zekerheid dat de oude structuur juridisch en fiscaal correct was afgesloten. Er bleef niets open staan dat later nog kon opduiken.

Die vijf maanden zeggen iets over dit dossier, niet over het volgende. De duur hangt af van de staat van de boekhouding, van het accountantsverslag en van de agenda van de notaris.

Wat u hieruit meeneemt

Veelgestelde vragen