Een VZW met een diep bestuursconflict ontbonden

De situatie: een vereniging zonder werkend bestuur

Een ondernemer contacteerde ons over een VZW die al jaren niet meer naar behoren functioneerde. Er werden geen algemene vergaderingen meer gehouden en er werden geen jaarverslagen opgesteld. De bestuursleden speelden al lange tijd geen actieve rol meer in de vereniging.

Inkomsten werden informeel verdeeld tussen de betrokken partijen, zonder documentatie en zonder formele goedkeuring van het bestuur. Zo blijft een vereniging juridisch bestaan terwijl niemand de verantwoordelijkheid nog opneemt. Dat is precies het beeld dat wij bij een VZW zonder behoorlijk bestuur terugzien.

Wie in zo'n toestand een VZW wil ontbinden, merkt al snel dat een standaard stopzetting niet volstaat. De verplichtingen van de voorbije jaren verdwijnen niet vanzelf. Zij moeten eerst in kaart worden gebracht voor er iets kan worden afgesloten.

Het knelpunt: een vertrek met financiële gevolgen

Toen het interne conflict uitbrak, vertrok een van de partijen. Bij dat vertrek werd een aanzienlijke som overgemaakt naar een andere entiteit, zonder duidelijke documentatie en zonder formele goedkeuring van het bestuur. De achterblijvende persoon stond met lege handen.

De bestuursleden vreesden persoonlijke juridische stappen en wisten niet waar zij aan toe waren. Anderhalf jaar bemiddelingspogingen had niets opgeleverd. Hun vraag aan ons was of een vereffening hier nog uitkomst kon bieden, en waar de juridische grenzen daarvan liggen.

Het echte knelpunt zat in een verwachting die vaker voorkomt. Betrokkenen hopen dat de vereffening meteen ook het geschil over het verleden beslecht. Dat is niet wat een vereffening doet, en die verwachting moest eerst worden rechtgezet voordat er iets in gang kon worden gezet.

Onze aanpak: de afsluiting en het geschil uit elkaar houden

Wij begonnen met een grondige analyse. Wat was de administratieve staat van de VZW, welke financiële verplichtingen stonden nog open en welke stappen waren juridisch noodzakelijk voor een correcte ontbinding? Pas met dat beeld kon er een keuze worden gemaakt.

Een belangrijk deel van onze begeleiding bestond uit uitleggen wat een vereffenaar wel en niet kan. Een vereffenaar handelt de lopende zaken af, maakt een inventaris op van activa en passiva, betaalt de openstaande schulden en verdeelt het resterende vermogen volgens het statutaire doel. Wij begeleiden het dossier en treden zelf nooit op als vereffenaar; die wordt aangesteld door de bevoegde organen van de vereniging of, in bepaalde gevallen, door de rechtbank.

Een vereffenaar treedt niet op als rechter of als bemiddelaar in geschillen over geldstromen uit het verleden. Voor vragen over onregelmatige betalingen of ongedocumenteerde transacties is de rechtbank bevoegd. Die duidelijkheid was voor alle betrokkenen cruciaal: zij wisten daarna precies wat de vereffening zou opleveren en welke stappen elders moesten worden gezet.

Dossiers met openstaande schulden, en dossiers waarin niet alle betrokkenen akkoord gaan met de stopzetting, begeleiden wij niet. Daarvoor is uw boekhouder of een advocaat de aangewezen partij. In dit dossier waren de bestuursleden het wel eens over de ontbinding zelf, en dat maakte de begeleiding mogelijk. Hoe zo'n traject verder verloopt, leest u op hoe werkt een vereffening.

Het resultaat: van achterstand naar juridische afsluiting

De VZW werd correct ontbonden en vereffend. De jarenlange administratieve achterstand en de aanhoudende onzekerheid kwamen daarmee tot een definitief einde. De verplichtingen die bleven doorlopen zolang de vereniging bestond, vielen weg.

De bestuursleden wisten eindelijk waar zij aan toe waren. Er was geen risico meer op verdere boetes of sancties door ontbrekende jaarverslagen en niet gehouden algemene vergaderingen. Wat er nog aan verplichtingen was, werd afgehandeld in plaats van doorgeschoven.

De vragen over de betwiste geldoverdracht bleven een afzonderlijke zaak. Die liep verder langs de rechtbank, los van de afsluiting van de vereniging. Voor de betrokkenen was juist dat onderscheid de grootste winst: zij wisten precies welke stap waar thuishoorde.

Een vereniging afsluiten en een geschil beslechten zijn twee verschillende trajecten. Door ze te scheiden, bleef de administratieve last niet oplopen in afwachting van een uitspraak. De vereniging was afgesloten; het geschil volgde zijn eigen weg.

Wat u hieruit meeneemt

Veelgestelde vragen